Radni: zmiany w UM wywołały niezadowolenie i chaos. Ile kosztowały?

Radni: urzędnicy są niezadowoleni ze zmian organizacyjnych w magistracie

W połowie maja Michał Chmieliński i Andrzej Wojaczek wysłali do prezydenta interpelację. Poprosili w niej o:

1. Dokument sporządzony przez służby urzędu miasta podległe prezydentowi, z którego będzie wynikało, iż konieczne jest wprowadzenie zmian organizacyjnych;

2. Główne cele do osiągnięcia zmian organizacyjnych;

3. Wykaz podmiotów zewnętrznych, do jakich zostały skierowane zapytania o przygotowanie oferty na sporządzenie dokumentów i analiz, których celem będzie propozycja zmian struktury organizacyjnej w urzędzie i jednostkach miasta;

4. Przedstawienie ofert w zakresie pkt. 3, które wpłynęły do urzędu;

5. Wykaz wybranych podmiotów do przygotowania opracowań dotyczących zmian organizacyjnych w urzędzie i jednostkach miasta wraz z ceną do zapłaty za te opracowania.

Protestujemy przeciwko wprowadzanym przez pana zmianom organizacyjnym w urzędzie miasta. Wiemy, że są one efektem analiz wewnętrznych, jak i opracowań zewnętrznych zleconych jednemu lub kilku podmiotom na pana zamówienie. To, co obecnie obserwujemy w urzędzie nie prowadzi do poprawy działania i efektywności pracy urzędników – uważają radni w interpelacji.

Dodają, że obserwują „ogromne niezadowolenie wewnątrz urzędu wśród szeregowych pracowników oraz wyższego szczebla”.

Wręcz chaos, w wielu przypadkach zatwierdzane przez pana krzywdzące decyzje personalne. W Naszym przekonaniu celem zmian organizacyjnych powinno być zbliżenie urzędu do obywatela, ułatwienia i przyśpieszenie załatwianych spraw w różnych dziedzinach. Zmiany, jakie pan wprowadza, nie służą temu celowi – dodają w interpelacji Michał Chmieliński i Andrzej Wojaczek.

Prezydent ma swoje zdanie

Co na to prezydent Piotr Kuczera? W odpowiedzi do radnych wyjaśnia, że „funkcjonowanie każdej organizacji składa się z różnych etapów wiążących się z określonymi zjawiskami, które skutkują koniecznością przeprowadzenia zmian organizacyjnych. Zmiana jest bowiem zjawiskiem nieodłącznie związanym z funkcjonowaniem wszystkich organizacji”.

Dodaje, że w urzędzie nie funkcjonuje dokument, z którego wynikałaby konieczność zmian organizacyjnych. Taką prawną możliwość ma sam pracodawca.

Skutkiem moich decyzji jest obecnie funkcjonujący schemat organizacyjny Urzędu, stanowiący załącznik do wydanego przeze mnie Zarządzenia. Trudno mi odnieść się do sformułowanych w interpelacji zarzutów braku poprawy działania urzędu, jak i braku efektywności podległych mi pracowników, bowiem osobiście zaobserwowałem zjawisko wręcz przeciwne do opisanego w przedmiotowej interpelacji, polegające właśnie na poprawie funkcjonowania podległych mi obszarów – zaznacza w odpowiedzi Piotr Kuczera.

Jego zdaniem opór wobec zmiany bierze się m.in. z naturalnego strachu przed nowością, obawą przed zmianą, niechęci do uczenia się nowych procedur a przede wszystkim niechęci w ingerencję w wypracowane do tej pory strefy komfortu, tj. z zakłóceniem funkcjonującej do tej pory rutyny.

Osoby kierujące organizacją często omijają wszelkie potencjalne zmiany szerokim łukiem, twierdząc, że zmiany są niepotrzebne, bo skoro coś działa, to nie warto tego zmieniać. Nierzadko zdarza im się kierować organizacją bez jakichkolwiek zmian na przestrzeni kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu lat i utrzymywać wypracowane przed laty procedury. W tym czasie pojawiają się nowe technologie, zarówno informacyjne, jak i komunikacyjne. W konsekwencji struktury organizacyjne Urzędu muszą stawać się coraz bardziej elastyczne – powinny lepiej odpowiadać na oczekiwania klientów Urzędu, sprzyjać obniżaniu kosztów oraz podążać w kierunku innowacyjności – tłumaczy.

Piotr Kuczera wyjaśnia następnie, że posiłkował się wynikami projektu doradczego pt. „Projekt racjonalizacji struktury organizacyjnej Urzędu Miasta Rybnika” Instytutu Organizacji INORG Sp. z o.o. z siedzibą w Gliwicach. Wartość brutto tego projektu wynosiła 116 850 zł.

Znajduje się w Biuletynie Informacji Publicznej, podobnie zresztą jak i inne wartości projektów związanych tematycznie – dodaje.

Prezydent wspomina na końcu odpowiedzi, że zmiana organizacji pracy nie została jeszcze w pełni w zakończona.

Ile kosztowała nas reorganizacja urzędu?

Zaciekawiliśmy się wypowiedzią prezydenta o „innych wartościach projektów związanych tematycznie”. Ile ich było i ile kosztowały? Poprosiliśmy magistrat o wskazanie wszystkich projektów wraz z podaniem ich wartości brutto. Dostaliśmy odpowiedź od Agnieszki Skupień, rzeczniczki Urzędu Miasta w Rybniku:

Instytut Organizacji INORG Sp. z o.o. autor projektu doradczego pt. „Projekt racjonalizacji struktury organizacyjnej Urzędu Miasta Rybnika” dokonał również audytu Urzędu Miasta Rybnika – w tym zakresie w ramach usługi doradczej został przeprowadzony audyt strukturalny i funkcjonalny organizacji Urzędu Miasta Rybnika w ramach projektu doradczego objętego umową nr Or.2151.52.2020 o wartości 129 150,00 zł brutto wraz z bezpłatną korektą projektu. Dokonano również analizy systemu motywacyjnego w Urzędzie Miasta wraz z wartościowaniem stanowisk pracy w ramach projektu doradczego objętego umową nr Or.2151.2.2022 o wartościach brutto: 116 850,00 zł (projekt główny), oraz 25 830,00 zł (korekta). W ramach umowy powstał również bezpłatny aneks rozszerzający pt. Suplement do Raportów z realizacji prac objętych ww. aneksem.

Wszystkie informacje w tym zakresie znajdują się w Biuletynie Informacji Publicznej:

Poprosiliśmy dodatkowo o wskazanie wszystkich zmian organizacyjnych na szczeblach wydziałów. Agnieszka Skupień wyjaśnia, że dokonywane są one na bieżąco w zależności od zmian w prawie jak i potrzeb bieżących pracodawcy.

Ostatnie zmiany organizacyjne urzędu obowiązujące od kwietnia bieżącego roku objęły:

- powołanie Centrum Organizacji Urzędu, w ramach którego funkcjonują referaty: Referat Ogólny (dawny Wydział Organizacyjny), Referat Obsługi Rady Miasta (dawne Biuro Obsługi Rady), Referat Kadr i Płac (dawny Wydział Kadr, Szkoleń, Płac) i Referat Obsługi Kancelaryjnej i Archiwum (dawna część Wydziału Administracyjnego). Z pozostałej części ww. Wydziału powstał Wydział Techniczny.

- rozszerzenie zakresu działania Centrum Systemów Kontrolno-Zarządczych o Referat Zarządzania Kryzysowego oraz zakres działań Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych (dawny Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności), a także o Referat Kontroli Wewnętrznej i Nadzoru, stanowiący część dotychczasowego Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej. Z pozostałej części ww. Wydziału powstał Zespół Audytorów Wewnętrznych podlegających Prezydentowi Miasta.

- przekształcenie Wydziału Edukacji i Kultury w Centrum Edukacji i Kultury w związku z interdyscyplinarnym zakresem wykonywanych działań.

Ponadto Wydział Finansów przejął zadania realizowane dotychczas przez Biuro Skarbnika Miasta, które zostało zlikwidowane. W miejsce dotychczasowego Wydziału Informatyki powołano Wydział Cyfryzacji i Nowych Technologii w związku z rozszerzeniem katalogu zdań podległych komórce organizacji wewnętrznej – dodaje rzeczniczka rybnickiego magistratu.

Obecnie funkcjonuje taki schemat organizacyjny urzędu: