Kiedy stosuje się wezwanie do zapłaty? Jak je napisać?

Kiedy można napisać wezwanie do zapłaty?
Kiedy rozpocząć działania windykacyjne?
Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

Kiedy można napisać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty może mieć bardzo różną postać:

• przedsądowego wezwania do zapłaty,
• ostatecznego wezwania do zapłaty
• sądowego wezwania do zapłaty. 

Przede wszystkim wezwanie do zapłaty służy ma odzyskaniu przez wierzyciela należnych środków. Jest to narzędzie, po które wierzyciele sięgają zanim oddadzą sprawę firmie windykacyjnej lub zdecydują się na skierowanie sprawy do sądu. Dzisiaj dokument ten wysyła się zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. 

Warto zdawać sobie sprawę, że nie zawsze wezwanie do zapłaty ma tę samą moc. Na początku, czyli po upłynięciu terminu zapłaty wynikającego z umowy lub wystawionej faktury, wystawia się pierwsze wezwanie do zapłaty, które często ma charakter informacyjny i w wielu przypadkach prowadzi do uregulowania należności przez dłużnika. Jeśli ta forma nie przyniesie żadnego efektu, sięga się po przedsądowe wezwanie do zapłaty, które wyraźnie sygnalizuje determinację wierzyciela do odzyskania należności i wskazuje dalsze konsekwencje nieuregulowania długu. Jeśli i ten dokument nie skłoni dłużnika do zapłaty, wysyła się ostateczne wezwanie do zapłaty. Po nim zostaje już tylko droga sądowa. Po uprawomocnieniu się wyroku do dłużnika trafi sądowe wezwanie do zapłaty. 

Kiedy rozpocząć działania windykacyjne?

Pierwsze wezwanie do zapłaty to przede wszystkim pismo o charakterze informacyjnym, które ma przypomnieć o zadłużeniu i jednocześnie poinformować o potencjalnych skutkach nieuregulowania długu (np. wypowiedzenie najmu, umowy kredytowej). Jednocześnie jest to wezwanie do uiszczenia płatności w określonym terminie. Procedura windykacyjna może zostać rozszerzone o wiadomości mailowe, telefony czy SMS-y informujące o zaległości.  Większość wierzycieli nie wysyła przypomnienia o zapłacie dzień po upływie terminu, raczej dzieje się to po 2-4 tygodniach. 

Wielu dłużników nie reaguje jednak na pierwsze przypomnienia o zapłacie. W takim przypadku konieczne jest zastosowanie przedsądowego wezwania do zapłaty, które informuje, że wierzyciel rozważa skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. Jest to sygnał dla dłużnika, że w przypadku braku uiszczenia należności, musi liczyć się z poważnymi konsekwencjami. W przypadku całkiem sporej grupy dłużników to zawiadomienie okazuje się skuteczne. Jeśli jednak i ono nie przyniesie efektu, trzeba sięgnąć po ostateczne wezwanie do zapłaty. W tym dokumencie wyraźnie trzeba określić termin uiszczenia należności i zaznaczyć, że w w którym w razie braku kontaktu lub wpłaty zaległej kwoty nie będzie już dalszej korespondencji, a sprawa zostanie skierowana do sądu.

Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

Niezależnie czy mowa o pierwszym czy o ostatecznym wezwaniu do zapłaty, pismo musi być przygotowane bardzo dokładnie. Jest co najmniej kilka podstawowych danych, które w takim piśmie muszą się pojawić:

• przede wszystkim wyraźnie trzeba wskazać strony - dłużnika i wierzyciela,
• powinny w piśmie się pojawić dokładne dane stron,
• pismo musi być oznaczone miejscem sporządzenia i konkretną datą,
• w podstawowej treści zawiadomienia powinna znaleźć się podstawa wierzytelności - umowa, faktura i wszystkie jej dane,
• wyznaczyć należy precyzyjnie termin spłaty należności,
• dobrze podać dokładne dane kontaktowe do wierzyciela, aby umożliwić kontakt dłużnikowi, który szuka porozumienia.
• w piśmie powinny zostać zawarte informacje o konsekwencjach nieuiszczenia należności.