Archiwum miejskie wciąż bez projektu. Wykonawca, mimo upomnień, tworzy go od siedemnastu miesięcy

O tym, że miasto zamierza wybudować archiwum za ponad 20 mln zł pisaliśmy jako pierwsi. Przedsięwzięcie za niemałą kwotę zaplanowane było na 3 lata – w tym roku miała powstać jego dokumentacja projektowa, po czym w 2023 i 2024 roku przy ul. Reymonta miała trwać budowa dwukondygnacyjnego budynku o łącznej powierzchni prawie 4 tys. m2.

O budowę tego obiektu w czasach kryzysu zapytał Prezydenta Miasta Tomasz Pruszczyński, który w ramach Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy wylicytował skoszenie trawnika i rozmowę z Piotrem Kuczerą.

Dlaczego chcecie 20 milionów wydać na archiwum miejskie, a nie na salę koncertową? - zapytał wtedy przedsiębiorca.

To jest właśnie potrzeba, która będzie przez rybniczan bardzo mało wyczuwalna. Jest taki problem, że produkujemy gigantyczne ilości dokumentów i jest obowiązek przechowywania wszystkich papierów. Pytanie, gdzie je mamy przechowywać – odpowiedział prezydent.

Przypomnijmy, w tym momencie miasto korzysta z trzech miejsc do przechowywania dokumentów: z Centrum Usług Wspólnych w Rybniku (przy ul. Reymonta), z Muzeum im. o. Emila Drobnego w Rybniku (Rynek) i z D.H. Hermes (ul. Chrobrego).

Wynajem tych powierzchni kosztuje rocznie około 200 tys. zł – mówił Piotr Kuczera w rozmowie.

To będzie tak: 200 tysięcy razy 10 lat to 2 miliony złotych. Musielibyście 100 lat wynajmować tę przestrzeń, żeby archiwum się zwróciło – mówił Tomasz Pruszczyński.

Z punktu widzenia jednego miejsca – tak, ale są jeszcze powierzchnie w urzędzie miasta, które mogłyby być użytkowane na coś innego. A ilość dokumentów rośnie. Chciałbym mieć jedno porządne archiwum – odpowiadał na kontrargumenty włodarz Rybnika.

Ale to kwestia priorytetów – nie dawał za wygraną przedsiębiorca.

Gdy na początku lipca prezydent bronił pomysłu na postawienie archiwum, inwestycja miała na koncie już półroczne opóźnienie. Choć nic nie wskazywało na to, że w projekcie nie wszystko idzie zgodnie z planem magistratu, to niedługo przed spotkaniem Piotra Kuczery z Tomaszem Pruszczyńskim Rada Miasta (podczas czerwcowego posiedzenia) zmieniła plany budżetowe co do budowy tego budynku. Dlaczego?

Zmiany w 20-milionowym budżecie inwestycji

Zgodnie z harmonogramem tego przedsięwzięcia miasto miało zajmować się w tym momencie drugim przetargiem i poszukiwaniem wykonawcy robót budowlanych. Ba, firma budowlana powinna już przystępować do prac przygotowawczych, a pierwsza umowa (z firmą projektową, która miała stworzyć dokumentację dla tego projektu), już dawno miała być wykonana.

W czerwcu w dokumentach opublikowanych przed Sesją Rady Miasta pojawił się jednak zapis o zmianie w kalendarzu projektu – zmienił się termin drugiego przetargu i plan wydatków. Przesunięto w sumie 5 mln złotych.

W związku z przesunięciem uruchomienia procedury przetargowej na IV kwartał 2022 roku zmniejsza się nakłady zaplanowane na 2022 rok o 5 mln zł i przenosi na 2023 r. – 2 mln zł oraz na 2024 r. – 3 mln zł – widnieje w dokumencie.

Po tych zmianach łączny koszt projektu pozostaje bez zmian – budowa archiwum wciąż kosztować ma w sumie 20.215.496 zł. Po przesunięciach jednak do poniesienia w tym roku wyznaczone jest 2,3 mln zł, a na prace budowlane, które rozpoczną się nie szybciej niż w styczniu, przeznaczono prawie 18 mln zł (w 2023 r. - 9 mln zł i w 2024 r. - 8.815.496 zł).

Projekt miał powstać w rok, tymczasem mija już siedemnasty miesiąc pracy

Skąd te wielomilionowe zmiany w budżecie i przesunięcie terminu uruchomienia przetargu? Miasto uzasadnia to opóźnieniem wykonawcy dokumentacji projektowej, który zgodnie z umową za swoją pracę miał otrzymać 215.496 złotych brutto.

Ze względu na znaczne opóźnienie wykonawcy dokumentacji projektowej, wynikające z trudności związanych z kompletacją dokumentacji drugiego etapu umowy (projektu budowlanego), konieczna jest weryfikacja harmonogramu realizacji inwestycji – czytamy w dokumencie.

Jak się dowiadujemy, rzeczonym wykonawcą projektu jest spółka z Kalisza – Micronet Art Sp. z o.o., która pracę nad dokumentacją rybnickiego archiwum rozpoczęła w dniu podpisania umowy: 22 marca 2021 r.

Zgodnie z informacjami, które uzyskaliśmy, na opracowanie całości dokumentacji projektowo-kosztorysowej firmie przysługiwało łącznie 7 miesięcy. Dodając do tego szacowany czas na wprowadzenie ewentualnych poprawek, miasto założyło, że w ciągu 12 miesięcy dokumentacja zostanie zakończona i odebrana.

W szacowanych terminach realizacji poszczególnych etapów umowy zakłada się dodatkowy czas na procedurę odbiorową poszczególnych etapów zamówienia, trwającą przeważnie ok. 1,5 miesiąca – mówi nam Agnieszka Skupień, rzecznik Urzędu Miasta w Rybniku. - W tym czasie Wykonawca zgodnie z umową wprowadza korekty i uzupełnienia dokumentacji, zgodnie z uwagami Zamawiającego.

Projekt archiwum miejskiego miał więc być gotowy najpóźniej w marcu tego roku.

Opracowanie projektu utknęło w martwym punkcie

Po podpisaniu umowy wykonawca przystąpił do realizacji pierwszego etapu projektu i, jak przekazuje nam magistrat, prace nad nim zakończył. Etap drugi, który rozpoczął się w rok temu w sierpniu, utknął jednak w martwym punkcie.

Prace nad realizacją I etapu umowy zostały zakończone 11 sierpnia 2021 r. - przekazuje nam rzecznik magistratu. - Z kolei termin zakończenia etapu II, z uwzględnieniem terminów odbioru dokumentacji, przypadał na przełom grudnia 2021 i stycznia 2022 r. – od tego czasu liczone jest opóźnienie dla etapu II.

W czerwcu, gdy Rada Miasta przegłosowała przesunięcia w budżecie projektu, opóźnienie firmy Micronet Art wynosiło pięć miesięcy. Już wtedy miasto wysyłało upomnienia do wykonawcy, który nie dotrzymywał zapisów podpisanej umowy.

Opóźnienie prac stale wzrasta

Wykonawca projektu pomimo upomnień nie dotrzymuje postanowień umownych związanych z terminem realizacji poszczególnych etapów, a aktualne opóźnienie wynosi ok. 5 miesięcy. Należy przyjąć, iż ogłoszenie przetargu na wykonanie robót budowlanych będzie mogło nastąpić najwcześniej w październiku br. - zapisano wówczas w dokumencie.

Jak się dowiadujemy, do tej pory nie udało się zakończyć drugiego etapu umowy, bo to w tym miejscu realizacja dokumentacji się zatrzymała. Czy upomnienia, o których miasto pisało w czerwcu, przyniosły jakiś skutek i prace nad projektem budowlanym archiwum miejskiego zmierzają ku końcowi?

Nic na to nie wskazuje – dziś opóźnienie w pracach projektowych wynosi już osiem miesięcy.

Problem nie polega na tym, że Wykonawca nie realizuje umowy, ale tempo i sposób realizacji odbiega od naszych wymagań, stad też trudno określić, czy nasze upomnienia „zadziałały”. Opóźnienie realizacji II etapu stale wzrasta. Wykonawca przedłożył już do oceny II etap realizacji umowy (projekt budowlany), natomiast wymaga on uzupełnienia i poprawy – przekazuje nam Agnieszka Skupień, rzecznik UM w Rybniku.

Za opóźnienie nie naliczono jeszcze kar umownych

Choć opóźnienie w pracach nad projektem archiwum ciągle rośnie, a wskazywane poprawki to wady uniemożliwiające złożenie wniosku o pozwolenie na budowę obiektu, firmie Micronet Art nie naliczono jeszcze żadnych kar umownych.

Trwa realizacja II etapu, a ewentualne kary zostaną naliczone dopiero po zakończeniu tego etapu – tłumaczy Agnieszka Skupień.

W związku z tym, że nie wiadomo, kiedy zakończy się praca nad II etapem przygotowywania dokumentacji i kiedy uda się zamknąć etap trzeci (opracowanie projektu wykonawczego) magistrat nie jest w stanie określić, jak będzie wyglądał nowy harmonogram budowy archiwum.

Jedyne, co na ten moment wiadomo to to, że roboty budowlane nie ruszą w tym roku.

Ze względu na dalsze opóźnienie w opracowaniu dokumentacji w tym roku prawdopodobnie nie będą wykonywane roboty budowlane – informuje Agnieszka Skupień, rzecznik UM w Rybniku.

Współpraca wisi na włosku

Wygląda na to, że współpraca z firmą Micronet Art od ośmiu miesięcy opiera się na oczekiwaniu na efekty pracy nad dokumentacją i przesyłaniu uwag w informacji zwrotnej.

Jak przekazuje magistrat, miasto skierowało już do wykonawcy w sumie kilka pism z uwagami, dotyczącymi przekazywanych do odbioru materiałów. To, co wskazywano firmie jako wadę to:

- braki formalne – brak wymaganych uzgodnień z zarządcami sieci, brak dokumentacji badań podłoża gruntowego, brak oryginału mapy do celów projektowych itd.,

- niezgodność projektu z rozporządzeniem w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego – brak bilansu terenu i zgodności z miejscowym planem, brak opisu dojazdu do budynku oraz warunków ochrony przeciwpożarowej itd.,

- wymagający korekty układ funkcjonalny budynku, geometria dachu, itd.

- niezgodność z Systemem Informacji Wizualnej miasta, estetyką budynku oraz otoczeniem, w tym z wprowadzeniem dodatkowych nasadzeń.

Jeśli po otrzymaniu dokumentacji po ostatnich wskazanych poprawkach, ponownie wymagać będzie ona korekty, miasto zapowiada zerwanie współpracy z firmą Micronet Art Sp. z o.o.

Jesteśmy w kontakcie z Wykonawcą projektu. Z ustaleń wynika, iż na ukończeniu jest dokumentacja II etapu – projektu budowlanego i kompletny projekt może zostać wkrótce przekazany do odbioru. Od oceny przekazanych materiałów będzie wynikała decyzja o kontynuacji współpracy z firmą opracowującą projekt budynku archiwum – informuje Lucyna Tyl z Wydziału Marketingu i Mediów UM w Rybniku.

Co dalej z budową archiwum?

Na ten moment miasto nie może nawet udostępnić wizualizacji tego obiektu, bo prace nad projektem wciaż trwają. Warianty na przyszłość są dwa:

- jeśli uda się zakończyć przygotowanie dokumentacji projektowej, harmonogram budowy zostanie opracowany na nowo. Zakłada się, że może ona potrwać ok. 20-24 miesięcy.

- jeśli umowa z Micronet Art Sp. z o.o. zostanie rozwiązana, konieczne będzie wyłonienie kolejnego wykonawcy tej dokumentacji.

Tryb postępowania w przypadku konieczności wyłonienia nowego Wykonawcy dokumentacji projektowo-kosztorysowej wynikać będzie z aktualnego stanu zaawansowania dotychczas opracowanej dokumentacji – mówi nam rzecznik urzędu miasta.

Wszystko zależy więc od tego, czy konieczne będzie ponowne zlecenie opracowania projektu budowlanego. Czy miasto uruchomi kolejny przetarg? To zależy od efektów pracy kaliskiej spółki.

Na podstawie zakresu prac zostaną oszacowane koszty wykonania pozostałej części dokumentacji i przyjęty tryb postępowania, wynikający z planu zamówień publicznych np. przetarg nieograniczony lub konkurs – uzupełnia Agnieszka Skupień.

Jeśli konieczne byłoby poszukiwanie nowego wykonawcy dokumentacji, budowa archiwum znów zostanie odroczona. Jak się bowiem dowiadujemy, czas trwania pierwszego przetargu (od ogłoszenia o zamówieniu do podpisania umowy) wyniósł prawie 4 miesiące.

Zdaniem Tomasza Pruszczyńskiego słuszność tej inwestycji przegrywa z potrzebą postawienia w mieście sali koncertowej. Co o tym sądzicie?