Zmiany w rozliczeniach faktur - od kiedy trzeba będzie rozliczać się w KSeF?

Dlaczego wystawia się faktury VAT?

Prędzej czy później każdy z nas rozlicza się poprzez fakturę VAT, niewielu jednak wie, dlaczego tak właściwie należy ją wystawić lub przyjąć. Faktura VAT to podstawa w księgowości - dokumentuje wystąpienie transakcji między wymienionymi na niej stronami, od której to należy odprowadzić podatek od towarów i usług. Po podpisaniu przez zamawiającego jest też dowodem zamówienia, co przekłada się na pojawienie się regulowanego prawnie obowiązku zapłaty. Na fakturze oprócz danych obu stron muszą być podane wartość i rodzaj transakcji.

JPK to już skrót znany przede wszystkim przez przedsiębiorców. Oznacza cyfrowy dokument - Jednolity Plik Kontrolny - zawierający zestaw danych firmowych. W pliku znajdują się informacje o transakcjach i operacjach finansowych firmy. Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do przekazywania co miesiąc JPK do urzędu skarbowego. Ostatnim (przynajmniej na początek) skrótem do rozszyfrowania jest KSeF - Krajowy System e-Faktur. To platforma, która służy do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną.

Kiedy należy wystawić fakturę?

Faktury VAT kojarzą się przede wszystkim z dostawą towaru do firmy lub nawet do domu. Wystawiana jest więc obowiązkowo za każdym razem, gdy ma się do czynienia ze sprzedażą towarów czy usług. Może być on podatnikiem VAT lub być zwolnionym z opłaty podatku - faktura VAT wystawiana jest w każdym z tych przypadków. Sporządzenia faktur VAT (tzw. zaliczkowych) należy dopilnować także wtedy, gdy część lub całość kwoty wpłynie na Twoje konto jeszcze dostawą towaru lub usługi do innego przedsiębiorcy. Od 1 września 2023 roku podatnicy nie muszą wystawiać faktury zaliczkowej, jeśli zapłata od nabywcy towaru lub usługi wpłynie w tym samym miesiącu, w którym dokonali oni czynności wymienionych przez zleceniodawcę. Faktura wydawana jest również przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towaru albo przy sprzedaży wysyłkowej na rzecz nabywcy towarów z siedzibą za granicą.

Rodzaje faktur - jak wystawić fakturę w swoim przedsiębiorstwie?

Wiele faktur wymaga dodania obowiązkowych pozycji lub nieco zmienionej treści. Nie brak więc ich podrodzajów, wśród których wyróżnia się m.in.:

• faktura netto jednopozycyjna
• faktura netto wielopozycyjna
• faktura brutto
• faktura w samofakturowaniu
• faktura podatników zwolnionych z VAT
• faktura w mechanizmie podzielonej płatności
• i wiele, wiele innych

Jak widać, wystawianie faktur wymaga dostatecznej wiedzy, a praktycznie żadna transakcja nie powinna przejść niezauważona przez urząd skarbowy. Są jednak pewne sytuacje, w których nie zachodzi obowiązek wystawiania faktur. Zwolnione z takiego obowiązku są na przykład osoby dokonujące sprzedaży na rzecz rolników ryczałtowych lub zwolnione z podatku VAT z powodu niskiej sprzedaży (do 200 tysięcy złotych).

Już wkrótce standard - e-Faktury

Większość faktur już obecnie wystawiana i wysyłana jest w formie elektronicznej. Od 1 lipca 2024 roku wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF będzie obowiązkowe. Na razie obejmie czynnych podatników VAT, a 1 stycznia 2025 roku także podmioty zwolnione z opłacania VAT. Dlatego warto zawczasu wybrać ułożony pod faktury online program komputerowy, połączony z systemem teleinformatycznym KSeF i systemem AutoPay usprawniającym płatności.

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej

Kontrole z urzędu skarbowego nie wymagają już drukowania i przechowywania faktur w formie papierowej. Archiwizacja wystawianych dokumentów w postaci elektronicznych kopii jest jak najbardziej dopuszczalna w świetle prawa. W postaci e-skanów można także utrwalić faktury otrzymane w formie papierowej. Każda faktura powinna zawierać szereg obowiązkowych elementów, od daty wystawienia faktury, po cenę jednostkową netto i nazwę towaru czy usługi, sumę wartości sprzedaży netto oraz stawkę kwoty podatku. Powinna też zawierać datę wykonania usługi lub dostawy towaru, jeśli jeśli czas zakończenia dostawy towarów różni się od daty wystawienia rachunku.

Rozliczenie podatku VAT i inne funkcje programu do e-Faktur

W programie (darmowym przez pierwszym miesiąc) Fillup stworzysz fakturę w paru prostych krokach, korzystając z intuicyjnego panelu obsługi. Program zintegrowany jest z KSeF, więc faktury elektroniczne po zatwierdzeniu trafiają wprost do systemu. Nie musisz obawiać się o daty czy wątpliwości co do czytelności faktury. Dodatkowo, faktur nie trzeba wysyłać do nabywcy. Program wysyła fakturę do KSeF, a system nadaje jej unikalny numer, co pozwala nabywcy na zalogowanie się do niej i jej pobranie czy przechowywanie.