Zarządzanie Flotą Samochodową - Na czym polega?

Obowiązki przy zarządzaniu flotą samochodową

Pojazdy w firmie nierzadko pełnią główną rolę w jej kluczowych obszarach. Obowiązkiem każdego właściciela pojazdu jest przeprowadzanie regularnych badań technicznych, opłacanie ubezpieczenia OC, a także dbałość o bieżące naprawy związane z eksploatacją samochodu.

W momencie, gdy przedsiębiorstwo posiada kilka samochodów, dodatkowo kupionych w różnych miesiącach, to zarówno badania techniczne, jak i naprawy eksploatacyjne, występują także w różnych miesiącach. Obowiązki związane z posiadaniem pojazdów wypełnia się więc przez cały rok, a pamiętanie o nich, umawianie wizyt u mechaników i rozmów z ubezpieczycielami może być uciążliwe. Rozwiązaniem takich trudności jest wyłączne zarządzanie flotą samochodową (z ang. Car Fleet Management).

Wyłączne zarządzanie flotą pojazdów - co to takiego?

Usługa wyłącznego zarządzania flotą samochodów polega na przekazaniu obowiązków właściciela auta na firmę oferującą takie rozwiązania. Wówczas świadczy ona fachową obsługę pojazdów znajdujących się we flocie, a także nadzorowanie ich kosztów utrzymania. Wynajmując tak zwanego Fleet Managera, przedsiębiorca zapewnia sobie skuteczne zarządzanie pojazdami przez cały czas trwania umowy, a także sprawne monitorowanie kosztów związanych z eksploatacją poszczególnych pojazdów.

Podczas korzystania z usługi zarządzania flotą przedsiębiorca otrzymuje raz w miesiącu fakturę za zlecone firmie prace, co umożliwia zminimalizowanie czynności związanych z prowadzeniem dokumentacji każdego pojazdu. Ponadto system pozwala na przygotowywanie na bieżąco raportów dotyczącej całej floty, co z kolei ułatwia śledzenie historii pojazdów, wykonanych napraw, pokrytych kosztów, czy ogólnej eksploatacji samochodów.

Warto zaznaczyć, że takie rozwiązanie wpływa na poprawę bezpieczeństwa pracowników (kierowców) Twojej firmy, a także przyczynia się do ograniczenia ryzyka związanego z możliwymi niedopatrzeniami przy samodzielnym zarządzaniu flotą. Wielu przedsiębiorców decyduje się także na wybór dodatkowych usług serwisowych, co pozwala na zmniejszenie udziału właściciela w zarządzaniu samochodami firmy, co jest wygodne w szczególności gdy firma posiada dużą flotę.

Usługi w ramach zarządzania flotą pojazdów

Dodatkowe usługi przyczyniają się do zwiększenia efektywności zarządzania pojazdami i odciążenia przedsiębiorcy od czynności koniecznych przy posiadaniu samochodu. Do takich usług zaliczamy:

• Przeglądy i bieżące naprawy pojazdów.
• Zakupy, wymiany i przeglądy opon.
• Doradztwo przy wyborze ubezpieczenia, jego analizę i wybór najlepszych ofert.
• Likwidację szkód - Zaproponowanie warsztatu naprawczego, zgłoszenie do firmy ubezpieczeniowej i zapewnienie auta zastępczego.
• Assistance- Opcja naprawy na miejscu zdarzenia, holowania, samochodu zastępczego, czy hotelu dla podróżujących.
• Samochód zastępczy w przypadku awarii lub kolizji.
• Karty paliwowe - Zbiorcze faktury za tankowanie i zniżki na wybranych stacjach.
• Wynajem długoterminowy lub krótkoterminowy - Wynajem pojazdów w przypadku potrzeby powiększenia floty.
• Usługi logistyczne - Rejestracja pojazdów lub ich wydanie i zwrot w przypadku wynajmu.
• Raporty obejmujące zakres usług mechanicznych i serwisowych, średnie spalanie samochodów, prognozowany przebieg na zakończenie umowy, normy emisji spalin, ilość zdarzeń i wykroczeń drogowych, czy zużycie paliwa.
• Telematykę - Przekazywanie danych z urządzeń GPS znajdujących się w pojazdach. Obejmują one aktualną prędkość pojazdu, ustalenie lokalizacji i kierunku poruszania się oraz miejsca postojów.
• Usługę Add-on Mobility - Możliwość wynajęcia samochodu z segmentu D na okres 7 lub 14 dni.
• Szkolenie Safety - Celem szkolenia jest nauka dobrych nawyków za kierownicą, a także oszczędnego korzystania z pojazdów służbowych.
• Program kompensacji emisji CO2.

Zalety usługi zarządzania flotą pojazdów

Zwiększenie swobody przedsiębiorców

Przekazanie zarządzania flotami umożliwia całkowite odciążenie właścicieli pojazdów i przeniesienie wszelkich czynności administracyjno-księgowych na firmę zarządzającą flotą. W naszym systemie doradzamy i pomagamy w wyborze mechaników, ubezpieczeń i wielu innych koniecznych czynności serwisowych, co usprawnia podejmowanie decyzji, szczególnie w przypadku dużej floty samochodowej.

Bezgotówkowa obsługa pojazdów

Wyłączne zarządzanie flotą wiąże się z wysyłaniem do klientów jednej zbiorczej faktury za świadczone usługi. To ułatwia monitorowanie wydatków w firmie i pozwala szukać oszczędności w mniej istotnych kwestiach. Ponadto przy wykupieniu dodatkowej usługi karty paliwowej przedsiębiorca płaci za tankowanie pojazdów jednorazowo, co ułatwia ustalenie miesięcznego zapotrzebowania floty na paliwo.

Raporty i analizy kosztów

Dzięki usługom raportowania wszelkich kosztów eksploatacji i stanu pojazdów przedsiębiorca stale informowany jest o wszelkich zmianach we flocie. To z kolei pomaga w utrzymaniu samochodów w dobrej kondycji i oszacowaniu kosztów, które trzeba będzie ponieść w przyszłości (np. gdy z raportu wyniknie, że zbliża się czas serwisowania pojazdu, lub konieczność wymiany którejś z części).

Możliwość odpisów amortyzacyjnych

Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu kwoty przeznaczane na korzystanie z pojazdów i pobieranie wszelkich usług z nimi związanych.

Dostępność usług dodatkowych

Możliwość wyboru wielu usług dodatkowych przyczynia się do jeszcze większego odciążenia przedsiębiorców od czynności takich jak serwisowanie pojazdu, wymiana opon, czy poszukiwanie odpowiedniego ubezpieczenia. Najbardziej widoczne korzyści pojawiają się przy zarządzaniu dużą flotą, gdy serwisowanie i opłacanie każdego pojazdu po kolei zajmuje wiele czasu.

Szkolenia dla właścicieli i kierowców

Możliwość szkolenia pracowników w tematach związanych z odpowiednim zachowaniem na drogach i przyjazną dla środowiska eksploatacją pojazdów przyczynia się do polepszenia wydajności floty i zadbania o bezpieczeństwo pracowników. Szkolenia dla właścicieli obejmują wykłady dotyczące zwiększania bezpieczeństwa, analizę szkodowności floty, wskazanie obszarów wymagających poprawy i wdrożenie i monitoring konkretnych działań. Szkolenia dla pracowników obejmują zaś ćwiczenia doskonalące technikę jazdy, wykłady psychologiczne, analizy skutków wypadków, czy naukę eko-jazdy pojazdem służbowym.

Podsumowanie

Wyłączne zarządzanie flotą samochodową to doskonałe rozwiązanie dla osób, które posiadają w swojej firmie wiele pojazdów i chciałyby zminimalizować czynności związane z ich utrzymywaniem. Możliwość doboru usług dodatkowych pozwala na niemal całkowite ograniczenie wkładu własnego i przekazanie obowiązków związanych z administracją pojazdów firmie Alphabet Polska na stronie https://www.alphabet.com/pl-pl.