System workflow w branży edukacji – lepsze procesy, większe możliwości

Dlaczego automatyzacja procesów biznesowych jest potrzebna edukacji?

Szkoły i uczelnie wyższe operują ogromną liczbą danych, zadań i dokumentów. Oprócz realizacji programów nauczania muszą zarządzać kadrą, tworzyć ofertę edukacyjną, rozliczać się z zewnętrznymi podmiotami oraz dbać o promocję swoich usług. Efektywna realizacja tych zadań wymaga działania na wielu poziomach organizacyjnych – zarówno online, jak i offline.

W tym kontekście ważne wsparcie dla sektora edukacyjnego stanowi technologia, która umożliwia automatyzację i digitalizację powtarzalnych procesów. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach. Automatyzacja i akceleracja zadań pomaga zredukować manualne działania oraz nakład środków (czasu, pracy itp.), co przekłada się na lepszą kontrolę nad procesami oraz ich transparentność. A to wszystko w zgodzie z regulacjami prawnymi, którymi obostrzony jest ten sektor.

Systemy workflow: oprogramowanie wspierające przepływ pracy

Workflow (tłum. jako „przepływ” pracy lub „obieg pracy”) odnosi się do zorganizowanego przepływu zadań, danych i dokumentów w organizacji. W edukacji może obejmować procesy takie jak: obieg dokumentów związanych z rekrutacją studentów, zarządzanie harmonogramami zajęć, akceptacja wniosków czy rozliczenia z firmami zewnętrznymi. Workflow może funkcjonować w formie tradycyjnej (np. przetwarzanie dokumentów papierowych), elektronicznej (dokumenty przetwarzane cyfrowo) lub hybrydowej (obieg tradycyjny i elektroniczny).

Do optymalizacji przepływów pracy służy system workflow; oprogramowanie wspierające i/lub automatyzujące procesy związane z codziennym funkcjonowaniem instytucji oświaty. Dzięki niemu w branży edukacyjnej można m.in.:

• skrócić czas realizacji zadań, 
• zredukować liczbę formalności, 
• zmniejszyć ryzyko błędów,
• poprawić monitorowanie działań,
• nadać procesom transparentność,
• wspierać innowacje,
• maksymalizować zasięg i jakość oferty edukacyjnej,

Funkcjonalność i zakres możliwości systemów workflow różnią się od siebie. W sektorze edukacji szczególnie polecane są platformy low-code, pozwalające nie tylko na szybkie wdrażanie i monitorowanie procesów, ale też ich swobodną modyfikację bez potrzeby programowania.

Usprawnienie workflow i automatyzacja procesów biznesowych w edukacji za pomocą platform low-code

Edukacja jest o tyle specyficzna, że musi spełniać wymogi prawne, z drugiej elastycznie reagować na zmieniające się potrzeby. Kluczowa okazuje się w takiej sytuacji możliwość szybkiej modyfikacji procesów na każdym etapie – najlepiej w sposób intuicyjny, bez konieczności programowania. Idealnym rozwiązaniem dla takiego środowiska są platformy low-code. 

Oprogramowanie niskokodowe umożliwia tworzenie obiegów i aplikacji bez programowania. Prosty interfejs oparty na module drag & drop (przeciągnij i upuść) pozwala na budowanie i modyfikowanie procesów nawet użytkownikom bez zaawansowanej wiedzy technicznej. Platformy low-code oferują możliwość wprowadzania zmian w czasie rzeczywistym, co eliminuje potrzebę długotrwałych szkoleń i sprawia, że workflow staje się elastyczny i dopasowany do zmieniających się warunków.

Częstymi przykładami usprawnienia workflow za pomocą takich platform są: automatyczne zatwierdzanie faktur, zdalne zarządzanie wnioskami studenckimi czy pracowniczymi. Bardziej zaawansowane zastosowania dla branży edukacyjnej obejmują automatyzację i wspieranie procesów związanych z:

• opracowywaniem, weryfikacją i korektą programów nauczania,
• przetwarzaniem wniosków o granty naukowe,
• zarządzaniem współpracą międzynarodową, również w kontekście wymiany studenckiej (np. Erasmus+),
• zarządzaniem dorobkiem naukowym i prawami autorskimi pracowników,
• organizowaniem lub obsługą konferencji naukowych (przetwarzaniem wniosków, delegacji, zamówień itp.),
• zarządzaniem zamówieniami i przetargami,
• przetwarzaniem wniosków stypendialnych,
• zapisami na poszczególne kierunki akademickie, kursy, profile nauczania itp.

Nie każdy system workflow daje możliwość kompleksowego zaadresowania wszystkich tego typu procesów, a dodatkowo nie każdy dostawca będzie miał szczegółową wiedzę na temat specyficznych potrzeb i wymagań branży.  Warto więc wybór narzędzia poprzedzić gruntowną analizą rynku.