Karta urlopowa pracownika - o czym warto pamiętać przy uzupełnianiu dokumentacji?

Co powinna zawierać karta urlopowa?

Dokument ten nie jest skomplikowany, więc jego wypełnienie nie powinno sprawić nikomu trudności. W pierwszej kolejności pracownik musi wpisać swoje dane osobowe wraz ze stanowiskiem i nr kadrowym jeżeli jest to duże przedsiębiorstwo. Następnie należy uzupełnić dane firmy i wskazać konkretną osobę, do której będzie złożony wniosek. Jest to istotne, ponieważ ta osoba będzie odpowiedzialna za wydanie decyzji. W treści składanego wniosku musi znaleźć się prośba o udzielenie urlopu w określonym konkretnie terminie wraz ze wskazaniem rodzaju urlopu (wypoczynkowy, okolicznościowy, itp.). Należy podać także łączną liczbę dni urlopowych, o którą wnioskujemy, co wynika  z zakresu wcześniej wpisanych dat rozpoczęcia i zakończenia urlopu.

Co ważne, w łącznej liczbie dni urlopu podaje się tylko dni robocze, tzn. te, które są dla pracownika dniami pracy. W związku z tym jeżeli w okresie wnioskowanego urlopu pracownikowi przypada pracująca sobota, to wchodzi ona w skład urlopu, natomiast jeśli pracownikowi wypada wolny poniedziałek, to nie jest on zaliczany do dni urlopowych. Jeżeli wniosek składany jest w formie papierowej, to należy go także własnoręcznie podpisać. Darmowy wzór karty urlopowej do pobrania można znaleźć na inewi.pl.

Jak złożyć wniosek urlopowy?

Prośba o urlop powinna zostać złożona do bezpośredniego przełożonego w zależności od struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Wniosek urlopowy musi być sporządzony na piśmie, ale nie ma obowiązku składania go na papierze. Obecnie coraz więcej firm korzysta z dedykowanych systemów e-urlopów, które umożliwiają elektroniczne wypełnianie i wysyłanie wniosków urlopowych.

Jest to rozwiązanie przyspieszające cały proces oraz usprawniające kontrole nad wykorzystywaniem urlopów przez podległych pracowników. Należy oczywiście pamiętać, że niezależnie od formy złożenia karty urlopowej (papierowa, czy elektroniczna) najważniejsze jest uzyskanie jej akceptacji, ponieważ dopiero wtedy można udać się na urlop. 

Podsumowując należy stwierdzić, że prawidłowe sporządzenie i złożenie karty urlopowej, mimo iż proste, to jest bardzo ważne z punktu widzenia wydania akceptacji oraz zachowania ciągłości funkcjonowania firmy. Efektywny system składania wniosków urlopowych i ewidencji urlopów jest istotą planowania czasu pracy i układania grafików. Decydując się na skorzystanie z dostępnych obecnie aplikacji e-urlopów, można ułatwić monitorowanie wykorzystania urlopów w firmie oraz zautomatyzować sporządzanie planów urlopów i kontrolę na nimi.