Elektroniczna faktura – jak ułatwia codzienną pracę?

Co to jest e-faktura?

Elektroniczna faktura, nazywana też e-fakturą, jest oficjalnym dokumentem księgowym, który potwierdza przeprowadzenie sprzedaży. Ma postać cyfrową i może być przesłana elektronicznie.

Co istotne, aby e-faktura była uznana za ważną, musi – zgodnie z ustawą o VAT – spełnić trzy podstawowe wymogi. Są nimi:

• autentyczność pochodzenia, co oznacza brak wątpliwości w kwestii tego, kto jest jej wystawcą;
• integralność treści, a zatem pewność, że treść dokumentu nie została zmieniona;
• czytelność, czyli pełną zrozumiałość i przejrzystość prezentacji wszystkich wymaganych informacji.

Dokument musi również oczywiście zawierać elementy opisowe, zgodnie z zapisami art. 106e wspomnianego aktu prawnego.

Warto też podkreślić, że elektroniczna faktura może być stosowana zarówno w transakcjach B2C czy B2B (pod warunkiem uzyskania zgody na wystawianie dokumentu w tej formie), jak również B2G, a zatem przy realizacji zamówień publicznych. Wystawianie dokumentów w tej formie stało powszechne, m.in. z uwagi na łatwy dostęp do nich oraz komfort księgowania czy archiwizacji. Wprowadzenie tego narzędzia przyczynia się też do uszczelniania systemów podatkowych oraz do przyspieszenia i zwiększenia bezpieczeństwa transakcji. E-faktury mogą być stosowane zarówno przy rozliczeniach krajowych, jak i międzynarodowych.

Elektroniczna faktura: jakie dokumenty można wystawić w formie cyfrowej?

Obecnie przepisy dopuszczają możliwość wystawiania aż czterech rodzajów dokumentów w formie cyfrowej. Są to:

• „standardowa” faktura VAT;
• faktura korygująca.
• nota korygująca;
• duplikat faktury.

Każdy może przybrać różne formy. Powoli odchodzi się jednak od nieco przestarzałych już plików PDF na rzecz ustrukturyzowanej e-faktury. Warto podkreślić, że w tej ostatniej formie mogą być wystawiane jedynie standardowe faktury VAT oraz te korygujące.

E-faktura a faktura ustrukturyzowana: czy są tym samym?

Tak zwana faktura ustrukturyzowana to jeden z obecnie obowiązujących wariantów tego cyfrowego dokumentu sprzedaży. Ma ona postać pliku XML, o jednolitej, ustandaryzowanej budowie. Jest przesyłana np. za pośrednictwem rządowej platformy KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur.

Obecnie korzystanie z faktur ustrukturyzowanych jest tylko opcją, jednak już od 1 lipca 2024 r. wystawianie dokumentów sprzedaży w tej wersji stanie się obowiązkowe dla płatników VAT. Natomiast 1 stycznia 2025 r. wymóg ten obejmie również nie-vatowców.

Zmiana ta przyniesie korzyści też przedsiębiorcom. Chodzi nie tylko o przyspieszony zwrot VAT, ale przede wszystkim o standaryzację wzajemnych rozliczeń, a co za tym idzie – ich większą wygodę oraz bezpieczeństwo.

Dowiedz się więcej na: https://www.editel.pl/rozwiazania-edi/e-faktura/

Co można zyskać dzięki e-fakturom?

Ustrukturyzowane e-faktury, które już niebawem staną się obowiązkowe, to rozwiązanie, które się opłaca. Stosowanie dokumentów w tej formie jest:

• proste – można je w kilka chwil wystawić przez dedykowane oprogramowanie, np. od EDITEL, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
• szybkie – pozwala ekspresowo przesłać dokumenty rozliczeniowe do klienta czy kontrahenta, w wymaganym terminie;
• tanie – nie wymaga ponoszenia kosztów związanych z drukowaniem ani z wysyłką czy ręczną archiwizacją;
• bezpieczne – nie wiąże się z ryzykiem uszkodzenia dokumentu, a szanse, że trafi on w niepowołane ręce albo do niewłaściwego adresata są znikome;
• ekologiczne – z uwagi na oszczędności materiałów papierowych;
• wygodne – nie ma konieczności tracenia czasu na podbijanie dokumentu pieczątką, podpisywanie, adresowanie kopert itp.

Jeżeli więc jeszcze nie zacząłeś korzystać z elektronicznych faktur, a zwłaszcza z tych w formie ustrukturyzowanej, najwyższy czas zacząć. Oswój się z tą formą dokumentów, zanim stanie się obowiązkowa.